Tietuemalli

Tietuemallin avulla voidaan tuoda Excel-tiedostoista tilitason toteutuma-, ennuste- tai budjettiarvoja kohdennettuna haluttuihin seurantatasojen kohteisiin. Tietojen tuonti perustuu määrätyllä rakenteella oleviin tiedostoihin, joissa on standardimuotoiset tunnisteet, ja jokaisesta tiedostosta luetaan kaikki välilehdet. Tämä mahdollistaa suurtenkin tietomäärien lukemisen nopeasti ja siksi tietuemalli sopii varsinkin monelle eri seurantatasoille kohdennetun datan tuomiseen. Tietuemallia käytetään pääasiassa budjetti- ja ennustetietojen tuontiin, mutta sitä voidaan käyttää myös täydentämään taloustunnuslukujen toteutumia, mikäli esim. talousjärjestelmää ei ole kytketty ollenkaan tai sieltä pystytään tuomaan vain rajatusti dataa 4Stractioniin.

Tietolähteenä käytettävät Excel-tiedostot voivat olla joko SharePointista jaettuja pilvipohjaisia tiedostoja, palveluun siirrettäviä (esim. SFTP:n avulla) tai lokaalisti tallennettuja ja palveluun manuaalisesti tuotuja Excel-tiedostoja.

Tietuemallin perustaminen

Tietuemallin voi perustaa Tiedonhallinnan Budjetit ja ennusteet -osiossa valitsemalla sen budjetti- tai ennustemallin rakenteeksi. Uudelle mallille määritetään seuraavat asetukset:

• Nimi
• Mahdolliset rajaukset tuotaviin kausiin
• Lopetetaanko tiedoston lukeminen ensimmäiseen tyhjään riviin
• Mahdolliset rajaukset tuotaviin aikadimensioihin (toteutuma, ennuste ja budjetti)
• Käännetäänkö kustannustilien etumerkit (eli kun kustannukset on merkitty tiedostoon negatiivisena)
• Päivitetäänkö viimeisin lukittu kausi tiedonsiirron yhteydessä (eli poimiiko työkalu kauden lukitustiedon viimeisimmästä toteutumaksi merkitystä kaudesta)

Asetusten tallentamisen jälkeen tietuemalli avataan rakenteen muokkaus-tilassa.

Tietuemallin hallinnointi

Tietuemallin sivu näyttää seuraavanlaiselta:

Mallin nimen alle (kuvan kohta 1) listataan malliin kytketyt Excel-tiedostot ja niille mahdollisesti asetetut tilivälit, jotka määräävät vuositason arvojen jakoperiaatteen. Mallin nimen alla näkyy myös mallin perustaneen käyttäjän nimi, viimeisin ajoaika sekä virheloki, jonka saa auki tekstiä klikkaamalla.

Sivun oikeasta yläkulmasta (kuvan kohta 2) pystyy käynnistämään tietojen tuonnin manuaalisesti painikkeesta "Tuo tietoja" sekä näyttämään tuodut tiedot listattuna painikkeesta "Näytä tietueet". Oikean ylänurkan toiminnot-valikosta pääsee muokkaamaan mallin rakennetta tai perusasetuksia (jotka siis asetettiin ensimmäisen kerran mallia perustettaessa) sekä poistamaan mallin kokonaan.

Tietuemallin rakenteen muokkaus

Rakenteen muokkaus-tilassa tietuemalliin voidaan lisätä tiedostoja luettavaksi tai poistaa jo lisättyjä tiedostoja. Lisäksi, mikäli tiedostoista on tarkoitus siirtää vuositason arvoja, käyttäjät voivat määrittää tiedostokohtaisesti tilivälejä, joiden arvot halutaan jakaa edellisen vuoden toteutumien perusteella kuukausille. Ilman tilivälimäärityksiä arvot jaetaan tasan kuukausille:

Vaadittu rakenne luettavissa tiedostoissa

Tietuemalliin kytkettävien Excel-tiedostojen rakenne pitää olla seuraavanlainen:

• Sarakeotsikot ja aikatunnisteet pitää sijaita 1. rivillä
• Tilinumerot sisältävän sarakkeen otsikko pitää olla muodossa "Tili"
• Seurantatasojen kohteet sisältävien sarakkeiden pitää olla muodossa "Dimensio: [dimension nimi 4Stractionissa]", esim. "Dimensio: Kustannuspaikat".
• Aikatunnisteita voi olla kahdenlaisia: kuukausia ja vuosia.
  • Vuodet merkitään "[vvvv]"-muodossa, eli esim. "2021".
  • Kuukaudet merkitään "[vvvv]-[kk]"-muodossa, eli esim. "2021-01".
  • Kohdennus haluttuun dimensioon tehdään lisäämällä kirjain aikatunnisteen eteen; "B" tuodaan budjettina, "F/E" tuodaan ennusteena ja "A/T" tuodaan toteutumana. Esimerkiksi aikatunnisteella "B2021-01" tuodaan budjettiarvoja tammikuulle 2021.

Työkalu etsii tiedoston kaikilta välilehdiltä edellä määritettyjä sarakkeiden nimiä ja tuo niistä dataa mallin asetusten mukaisesti. Luettavien sarakkeiden vieressä voi siis olla esim. muita tunniste- tai kommenttisarakkeita, sillä ne jätetään lukematta. Tuotu data kohdennetaan halutuille seurantakohteille ja koostetaan mallin toimesta yritystasolle saakka.

Esimerkkiyhtiömme Informatixin kuukausittainen projektien myyntiennuste, joka on kohdennettu myös kustannuspaikoille, näyttää esim. seuraavalta:

Alta löytyy esimerkki-tiedosto, johon on täydennetty omille välilehdilleen aikatunnisteet, joilla voi tuoda budjetti-, ennuste- ja toteutuma-arvoja vuoden 2021 kuukausille:

Esimerkki_tietuemalli.xlsx