Konsernitapahtumien tuonti Excelillä

Jos käyttäjä valitsee juridisen yhtiön tietolähteeksi Microsoft Excelin, niin taloustietojen tuonti tapahtuu lataamalla Excel-tiedosto 4Stractioniin. Excel-tuontiin pääsee painamalla yhtiön talousjärjestelmän "päivitä"-painikketta, jolloin seuraava ikkuna avautuu:

Tähän ikkunaan täydennetään tiedot luettavasta Excel-tiedostosta, jotta järjestelmä osaa hakea sieltä oikeat tiedot. Konsernitapahtumia voi tuoda joko tilisaldoilla tai tapahtumavienneillä ja näiden tuontiprosessi eroaa hivenen toisistaan. Tutustutaan nyt kahden esimerkkitapauksen avulla, miten näiden kahden eri tiedostotyypin tuonti eroaa toisistaan. Artikkelin lopusta löytyy molemmista tapauksista esimerkkitiedostoja.

Tilisaldojen tuonti

Tilisaldon tuonnissa täytettävät kentät ovat yllä olevan kuvan mukaisia:

1. Ensiksi valitaan, miltä välilehdeltä tietoja haetaan kirjoittamalla välilehden nimi täsmälleen samassa muodossa, kuin se on Excel-tiedostossa. Jos tiedot haetaan ensimmäiseltä välilehdeltä, niin nimikentän voi jättää tyhjäksi.
2. Päivämäärärivin numero-kohtaan täydennetään numeroin rivi, millä päivämäärätiedot sijaitsevat tiedostossa.
3. Data-alueen alkusolu-kohtaan täydennetään mistä solusta Excelistä luettava data alkaa. Soluun viitataan samalla tavalla, kuin Excelissä, esim. A2. Koska tilinumerot kuuluvat luettavaan dataan, tähän pitää merkitä ensimmäinen solu, joka sisältää tilinumeron.
4. Lisäksi käyttäjä voi määrittää sisältääkö taulukko negatiivisia kuluja tai kumulatiivisia arvoja.
5. Viimeisenä pyydetään määrittämään pitääkö saatuja lukuja konvertoida toisesta valuutasta annetulla kurssilla. Ilmoitettu arvo toimii datan jakajana, joten valuuttakurssi pitää ilmoittaa EUR/valuutta X -muodossa, eli kuinka monta yksikköä tätä toista valuuttaa saa yhdellä eurolla.

Jotta tiedot siirtyvät 4Stractioniin virheettömästi, tilisaldojen pitää olla Excelissä ryhmitelty oikealla tavalla ja niissä pitää olla määrätyn muotoiset aikatunnisteet. Tilinumeroiden pitää olla A-sarakkeessa ja aikatunnisteet "kuukausi vuosi" (esim. maaliskuu 2020 tai march 2020) tai "kk/vuosi" (esim. 03/2020) -muodossa. Excelin Pivot-työkalu on erityisen kätevä datan järjestelyyn tässä tapauksessa. Esimerkkiyrityksemme haluaa tuoda konserniinsa kuuluvan Ruotsin tytäryhtiön toteumia tilitasolla vuodelle 2019 ja heidän oikein muotoiltu Excel-tiedostonsa välilehti "Sweden 2019" näyttää seuraavalta:

Esimerkki-Excelin tietojen mukaisesti täydennettynä Excelin tuonti-ikkuna näyttää seuraavanlaiselta:

Kun oikeat asetukset on kirjattu tuonti-ikkunaan, Excel-tiedosto tiputetaan alareunasta löytyvään osioon. Lopuksi käyttäjä pääsee vielä esikatselemaan tuotavaa dataa painamalla aktivoitunutta painiketta "esikatsele tuotavaa dataa", joka löytyy oikeasta alalaidasta.

Jos tuotu data näyttää halutunlaiselta, käyttäjä voi siirtää sen Excelistä 4Stractioniin painamalla "tuo tietoja"-painikkeella. Jos datan tuonnissa on ollut virheitä, asetuksia pääsee vielä muokkaamaan "muokkaa tuontiasetuksia"-painikkeesta.

Tapahtumavientien tuonti

Kun käyttäjä valitsee tiedoston tyypiksi "Tapahtumaviennit", tuonti-ikkuna ja sen syötettävät kentät muuttuvat seuraavanlaisiksi:

1. Ensiksi valitaan, miltä välilehdeltä tietoja haetaan kirjoittamalla välilehden nimi täsmälleen samassa muodossa, kuin se on Excel-tiedostossa. Jos tiedot haetaan ensimmäiseltä välilehdeltä, niin nimikentän voi jättää tyhjäksi.
2. Data-alueen alkusolu-kohtaan täydennetään mistä solusta Excelistä luettava data alkaa. Soluun viitataan samalla tavalla, kuin Excelissä, esim. A2. Kuten näemme pian esimerkissämme, tapahtumavienneissä otsikot kuuluvat luettavaan dataan, eli tähän kenttään pitää merkitä ensimmäinen solu, joka sisältää otsikon.
3. Lisäksi käyttäjä voi määrittää sisältääkö Excel-tiedosto negatiivisessa muodossa olevia kuluja.
4. Viimeisenä pyydetään määrittämään pitääkö saatuja lukuja konvertoida toisesta valuutasta annetulla kurssilla. Ilmoitettu arvo toimii datan jakajana, joten valuuttakurssi pitää ilmoittaa EUR/valuutta X -muodossa, eli kuinka monta yksikköä tätä toista valuuttaa saa yhdellä eurolla.

Jotta tiedot siirtyvät 4Stractioniin virheettömästi, tapahtumavientien tietojen pitää olla Excelissä ryhmitelty oikealla tavalla ja tietyssä muodossa. Esimerkkiyrityksemme haluaa tuoda konserniinsa kuuluvan Tanskan tytäryhtiön tapahtumavientejä vuodelle 2020 ja heidän oikein muotoiltu Excel-tiedostonsa välilehti "Tapahtumaviennit_Tanska" näyttää seuraavalta:

Muutamia huomioita sarakkeiden järjestyksestä ja niiden muotoilusta:

1. Päivämäärien pitää olla ensimmäisessä sarakkeessa ja niiden pitää olla muodossa "pvm.kk.vuosi" (esim. 1.1.2020).
2. Toisessa sarakkeessa pitää olla tilinumerot, joiden tulee olla siinä muodossa, kuin ne ovat 4Stractionissa.
3. Kolmantena sarakkeena pitää olla Debet-sarake ja neljäntenä Kredit-sarake. Näissä sarakkeissa desimaalierottimena voi olla joko piste tai pilkku. Toisen sarakkeen pitää lisäksi saada nolla-arvoja: esim. jos Debet-sarake saa kirjauksia, Kredit-sarakkeen pitää näyttää nollaa ja päinvastoin.
4. Viidenteen sarakkeeseen käyttäjä voi syöttää tilinumeron tunnisteen tiedoston täyttöä helpottaakseen. Tätä saraketta ei lueta tapahtumavientien tuonnissa.
5. Viimeiseen sarakkeeseen tulee halutun seurantatason sekä sen kohteen määritys. Haluttu seurantataso määritetään nimeämällä sarake samannimiseksi, kuin se on 4Stractionissa, esim. tässä tapauksessa "Kustannuspaikat". Seurantatason kohteen pitää myös olla lisättynä sarakkeeseen täsmälleen siinä muodossa, kuin se on 4Stractionissa.

Excelin tietojen perusteella täytetty tuonti-ikkuna 4Stractionissa näyttää seuraavalta:

Kun oikeat asetukset on kirjattu tuonti-ikkunaan, Excel-tiedosto tiputetaan alareunasta löytyvään osioon. Lopuksi käyttäjä pääsee vielä esikatselemaan tuotavaa dataa painamalla aktivoitunutta painiketta "esikatsele tuotavaa dataa", joka löytyy oikeasta alalaidasta.

{height="" width=""

Jos tuotu data näyttää halutunlaiselta, käyttäjä voi siirtää sen Excelistä 4Stractioniin painamalla "tuo tietoja"-painikkeella. Jos datan tuonnissa on ollut virheitä, asetuksia pääsee vielä muokkaamaan "muokkaa tuontiasetuksia"-painikkeesta.

Esimerkkitiedostoja

Tilisaldo_esimerkkitiedosto.xlsx

Tapahtumaviennit_esimerkkitiedosto.xlsx