SharePoint

Palveluun voidaan kytkeä Excel-tiedostoja joko staattisina tiedostoina tai pilvipohjaisina SharePoint-tiedostoina. Alla oleva ohje käsittelee SharePoint-kytkentää. Staattisten tiedostojen käsittely tapahtuu tiedostoja tallentamalla ja siirtämällä takaisin. Muut kenttien määritystä koskevat säännöt ovat samat kaikille taulukkotyypeille.

Sharepointista voidaan kytkeä Excel-tiedostoja kahdella eri tavalla:

1. Tiedostokohtainen jako

4Straction pystyy muodostamaan rajapinnan, kun tiedoston käyttöoikeus jaetaan palvelutilillemme. Jakaminen tehdään SharePointin tiedostohallinnassa samalla tavalla, kuin jaettaisiin yksittäisiä tiedostoja palvelun ulkopuolisille henkilöille.

Alla on kuvattu liittymät, joissa SharePointin puolella luodaan valtuutus yksittäisestä tiedostosta vastaanottajalle. Lisäohjeita löytyy myös Microsoftin ohjeesta:

https://support.office.com/fi-fi/article/sharepoint-tiedostojen-tai-kansioiden-jakaminen-1fe37332-0f9a-4719-970e-d2578da4941c

Tiedostossa tulee valita, että kyseessä on organisaation ulkopuolinen käyttäjä ja sallia tiedoston muokkaus. Sähköpostiosoitteeksi syötetään:

service-account@4straction.onmicrosoft.com

Kun palveluun kytketään tiedostoja organisaation SharePoint-ympäristöstä ensimmäistä kertaa, niin 4stractionin teknisen tuen pitää kytkeä tiedosto. Tämän jälkeen riittää, että palveluun syötetään suora linkki jaettuun tiedostoon Tiedonhallinnan taulukot-osion painikkeesta "Lisää uusi Excel taulukko". Valinnasta "Kytke dokumentti" pääsee syöttämään tiedoston URL-osoitteen:

Virhetilanne: tiedostojen jakaminen organisaation ulkopuolelle on estetty tai vieraskäyttäjät pitää määrittää erikseen

Joskus organisaatiossa käytetyt tietoturva-asetukset estävät kokonaan tiedostojen jaon organisaation ulkopuolisille henkilöille tai ulkoiset käyttäjät pitää ensin lisätä organisaation vieraskäyttäjiksi ennen kuin tiedoston voi jakaa heille. Tällöin saamme seuraavanlaisen virheviestin yrittäessämme kytkeä tiedostoa 4Stractioniin:

Ensiksi kannattaa varmistaa, että tiedostojen jako organisaation ulkopuolelle on sallittu Azuren sekä SharePointin asetuksista. Seuraavasta linkistä löydät Microsoftin viralliset ohjeet molempien jakoasetusten hallinnointiin. Artikkelin osio "Azure external collaboration settings" koskee Azuren asetuksia ja "SharePoint organization-level sharing settings" Sharepointin jakoasetuksia:

Azuren ja Sharepointin jakoasetukset

Joissain tapauksissa palvelutilimme pitää vielä erikseen lisätä vieraskäyttäjäksi, jotta jako sallitaan. Vieraskäyttäjäksi lisääminen tapahtuu organisaation Azure-asetuksista. Seuraavasta linkistä löydät Microsoftin viralliset ohjeet vieraskäyttäjien lisäämiseen:

Vieraskäyttäjän lisääminen organisaatioon

2. Erillisen tilin perustaminen asiakkaan ympäristöön ja tilin valtuutus 4stractionissa

Joissain Sharepoint-ympäristöissä jakoasetukset on rajattu tarkkaan ja tiedostokohtainen jako organisaation ulkopuoliselle tilille ei tuota luotettavasti toimivaa yhteyttä. Näissä tapauksissa rajapinnan käyttö vaatisi palvelutililtämme aina aktiivisen Sharepoint-istunnon selaimessa, muuten tiedostoa ei saisi auki 4stractionissa.

Ratkaisuna tähän ongelmaan on perustaa rajapintaa varten oma tilinsä suoraan asiakkaan ympäristöön. Tälle tilille annetaan muokkausoikeudet haluttuun kansioon ja sen tiedostoihin, jonka jälkeen se voidaan yhdistää 4stractioniin valtuuttamalla se Sharepointissa.

Tilin perustaminen organisaation ympäristöön ja valtuutus haluttuihin tiedostoihin

Ensiksi pitää perustaa rajapintaa varten oma tili organisaation Office 365-ympäristöön. Tilin voi perustaa haluamallaan sähköpostiosoitteella ja siihen kannattaa käyttää selkeästi erotettavaa osoitetta (esim. 4stractionAPI@example.com), sillä sähköpostiosoitetta ei tarvita tässä tapauksessa muuta kuin yhteyden muodostamiseen. Huomaathan, että tarvitset myös tilin salasanaa myöhemmin tehtävään valtuutukseen, joten se kannattaa pitää järkevänä.

Sen jälkeen tämä tili lisätään jäseneksi haluttuun Sharepoint-ympäristöön ja sille annetaan muokkausoikeus jaettavaan kansioon ja sen myötä siinä oleviin tiedostoihin. Tämän uuden tilin käyttöoikeuksia muokkaamalla voidaan siis tarkoin rajata, mihin tiedostoihin pääsee käsiksi rajapinnan kautta.

Rajapinnan muodostaminen 4stractionista

Lopuksi tämä rajapintatili pitää vielä valtuuttaa kirjautumalla Sharepointiin, jotta rajapinta saadaan aktivoitua. Tämä tehdään samasta ikkunasta, mistä lisätään jaetun tiedoston URL-osoite (Tiedonhallinta > Taulukot > Lisää uusi Excel taulukko > Kytke dokumentti), mutta aukeavasta ikkunasta valitaan vasemmasta alanurkasta "Valtuuta SharePoint-tili":

Aukeavassa ikkunassa syötetään Sharepoint-sivuston tunniste. Tämä tunniste on Microsoftin sähköposteilla luoduilla tileillä muotoa "[domain].com" ja muilla, kuin Microsoftin sähköposteilla muotoa "[domain].onmicrosoft.com". Tunnisteen muotoon vaikuttaa siis ovatko organisaation Office 365-tilit luotu Microsoftin sähköpostiin vai ulkopuoliseen sähköpostiin. Esimerkiksi Example Oy käyttää liiketoiminnassaan Googlen tuotteita, joten heidän tunnuksensa on "example.onmicrosoft.com":

Kun käyttäjä painaa tunnisteen syöttämisen jälkeen "Valtuuta"-painiketta, niin hänet viedään Sharepointin kirjautumissivulle. Tällä kirjautumissivulla kirjaudutaan Sharepointiin tällä uudella rajapintakäyttäjällä. Tämän jälkeen valtuutus on valmis ja käyttäjät voivat lisätä Sharepointissa käyttäjälle jaettuja Excel-tiedostoja syöttämällä niiden URL:n "Lisää jaettu Excel-tiedosto"-ikkunassa.