Talousjärjestelmän käyttöönotto

Tuetut ohjelmistot ja tiedot

4Straction kokoaa johtamisen kannalta oleelliset tiedot johtamisen ja päätöksenteon tueksi. Talousjärjestelmä on näistä tärkeimpiä järjestelmiä, koska se yleensä sisältää:

• taloustiedot
• asiakkaat- ja asiakasryhmittelyn
• tuote- ja tuoteryhmittelyn

Talousjärjestelmästä pyritään siirtää kaikki johtamisen kannalta oleelliset tiedot. Seuraavassa taulukko tuetuista järjestelmistä ja siirrettävistä tiedoista:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1foqHH2bB6OH5UWcT5rioh-TIcTIzUeSE4Uc2p5KzC1M/edit#gid=0

Liittymien käyttöönotto

Talousjärjestelmien ja muiden liittymien käyttöönotto onnistuu Business Insights => Tietolähteet osiosta. Osa liittymistä voidaan ottaa käyttöön suoraan käyttäjän toimesta, mutta osa vaatii 4straction palvelunhallinan aktivointia jos kyse on kohdejärjestelmään vaatimista muutoksista (esim. Fivaldi, Procountorin eräsiirtopohjainen liittymä).

Toiminnanohjausjärjestelmät kuitenkin noudattavat yleisesti seuraavaa mallia

1. Autentikointi

Ensimmäisenä suoritetaan tunnistautuminen kohdejärjestelmään. Tämä on liittymäkohtainen

2. Tiedon kytkeminen 4stractionin rakenteisiin

Tässä kohtaa järjestelmä hakee alustavat tiedot talousjärjestelmästä. Haku saattaa kestää 10 minuutista useampaan tuntiin, riippuen kohdejärjestelmästä, siirrettävästä aineistomassasta ja kuormasta kohdejärjestelmässä.

Alustavan tiedonsiirron jälkeen asiakas saa sähköpostiviestin kun aineisto on siirretty.

Tämän jälkeen liittymä aktivoituu jossa haetun tiedon rakenteet voidaan kohdistaa palvelussa oleviin rakenteisiin. Eli jos halutaan:

• asiakas/asiakasryhmä
• tuote/tuoteryhmä
• seurantakohde

..ulottuvuuksia käyttää, on seuraavaksi tehtävät kytkennät näistä tiedoista. Käytettävissä oleva aineisto riippuu asiakkaan aineistosta ja toiminnan luonteesta.

4stractionin oletusrakenteet ovat seuraavat:

• Tuotteet
• Asiakkaat
• Markkina-alueet
• Kilpailijat
• Toimittajat
• Kumppanit
• Muut sidosryhmät
• Toiminnot/tiimit

Juridiset yritykset (vaatii erillisen määrityksen 4stractionin toimesta)
Asiakkaan on mahdollista muokata näitä, ja valita ulottuvuudet joita halutaan palvelussa käyttää. Jos talousjärjestelmän tiedot sisältävät asiakas- ja tuoteryhmiä, suositellaan nämä kytkettäväksi suoraan asiakkaisiin ja tuotteisiin. Tämä mahdollistaa mahdollisimman kattavan seurannan. Jos toiminta on esim. myymälämyyntiä eikä asiakkaita sellaisenaan ole, sitä ei kannata käyttää ulottuvuutena. Tällöin johtamisen kannalta voi luoda esim. erilaisia asiakassegmenttäjä, ja tuoda nämä tiedot erikseen. Jos taas kirjanpidossa on nämä asiakassegmentit mallinnettu jo seurnatakohteella, voidaan tällöin nämä tuoda asiakkaiksi, jolloin kirjanpidon seurnatakohteiden tieto pysyy automaattisesti ajan tasalla myös 4stractionissa.

Asiakkaan on mahdollista nimetä seurnatakohteita ja käsitteitä kytkennän yhteydessä. Jos esim. on luontevaa puhua hankkeista tuotteiden sijasta, voidaan tätä termiä käyttää läpi palvelun. Tai jos halutaan seurata myyjiä, voidaan joku oletusrakenteista ottaa käyttöön myyjien seuraamiseksi (Esim. kumppanit).

Kytkentöjä voi vaihtaa asiakkaan toimesta. Päivitys ajaa linkitykset taustalla uudelleen,
joka voi kestää muutamia minuutteja.

Poikkeusten tekeminen

Monessa yhteydessä talousjärjestelmästä tuleva tieto ei ole aina johtamisen kannalta sopivassa muodossa. Tuote- tai asiakasryhmiä on voitu perustaa iso määrä laskutustarpeita ajatellen.

4Straction mahdollistaa tietojen linkittämisen haluttuihin seurattaviin kohteisiin. Esimerkkejä tällaisista tiedoista:

• myynti on pääasiassa käteis/myymäläkauppaa eikä yksittäisiä asiakkaita/asiakasryhmiä haluta seuranta, mutta aineistossa on tiettyjä segmenttejä jotka halutaan tunnistaa, esim. verkkokauppa- tai myymäläkohtainen myynti. Tällöin verkkokauppamyynti voidaan tunnistaa laskutusaineistosta ja kohdistaa raportointitasona yhdelle asiakkaalle. Samoin voidaan tehdä myymälälämyynnille tai myymäläkohtaiselle myynnille
• Asiakasryhmät talousjärjestelmässä eivät ole seurannan kannalta hyviä, mutta niitä tarvitaan sellaisenaan laskutusautomaation ylläpitämiseksi. Tällöin voidaan palveluun saapuvat asiakasryhmät määritellä uudelleen, ja linkittää saapuvat asiakasryhmät uusiin asiakasryhmiin. Jos talousjärjestelmässä on 50 asiakasryhmää, voidaan nämä uudelleen linkittää viiteen asiakasryhmään jotka on johtamisen kannalta tärkeitä

Poikkeusten tekeminen työkaluilla

Poikkeusten tekemiseen on palvelussa 2 työkalua:

Poikkeuksia voidaan tehdä yksittäin ja käsin kohdistamalla kirjanpidon- tai laskentakohteiden rivitietoja 4stractionin käsitteisiin. Säännöt tehdään Lähtö => Kohde -määritysten perusteella.

Toinen vaihtoehto on käyttää "Sidosryhmät/seurantakohteet" toiminnallisuutta, joka listaa palveluun tulleita tuotteita/asiakkaita/markkina-alueita ja muita tietoja. Tällöin saapuneista aineistoista voi muodostaa säännön suoraan.

Aineiston päivittyminen

Kaikki aineistot päivitetään kerran vuorokaudessa ja sitä valvotaan 4straction palvelunhallinnan toimesta. Tietojen viimeinen päivitetty aikaleima on nähtävissä ohjausnäkymien oikeassa yläkulmassa.

Päivittäminen on myös mahdollista asiakkaan toimesta liittymässä. "Päivitä"-painike käynnistää taustapäivityksen, joka lataa viimeisimmät tiedot palveluun. Päivitys voi kestää minuutista useisiin minuutteihin, riippuen kohdejärjestelmän kuormasta ja siirrettävän tiedon määrästä.

Päivityksen loputtua vihreä ikoni lopettaa pyörimästä, ja ohjausnäkymät päivittyvät automaattisesti.