Ajastettujen raporttien ja hälytysten perusteet

Ajastetut raportit ja hälytykset ovat sähköpostitse lähetettäviä viestejä, jotka lähetetään halutuille käyttäjille tietyn ehdon täytyttyä. Nämä ehdot voivat olla esim. ALV-kauden valmistuminen talousjärjestelmässä tai kun budjetti on nykyisellä vauhdilla ylittymässä valituista tunnusluvuista. Ne sisältävät saateviestin lisäksi halutut tunnusluvut sekä erillisen raportin, johon on koottu määrätyt kaaviot ja kuvaajat. Raportille on mahdollista myös lisätä asiantuntijan arviot ennen vastaanottajille lähettämistä, jos toimintoa käytetään esim. yrityksen talousraportointiin ja lukuja halutaan täydentää selittävillä tekijöillä.

Ajastettujen raporttien ja hälytysten avulla voit automatisoida 4stractionista lähetettävää viestintää ja aktivoida käyttäjiä tarkastelemaan heidän vastuualueeseensa kuuluvia avainlukuja. Asiantuntijan arviot antavat myös tärkeän tuen lukujen oikeaan tulkintaan.

Ohjevideo

Ajastettujen raporttien ja hälytysten sijainti

Raportit ja hälytykset löytyvät Tulostaulut-osion valikon alimmaisesta kohdasta. Koontisivulla näytetään kaikki luodut raportit/hälytykset sekä avaintiedot niistä (mm. laukaisin, vastaanottajat sekä viimeisin lähetysajankohta):

Raportin/hälytyksen lisäys

Lisää uusi hälytys klikkaamalla koontisivulla Lisää Uusi. Raportille pitää määrittää seuraavat tiedot:

1. Täytä hälytyksen Nimi
2. Määritä Ajastus-osion valinnat
3. Valitse Hälytyksen tyyppi
4. Määritä hälytyksen vastaanottajat. Ilman vastaanottajia hälytystä ei voida tallentaa.
5. Kirjoita viesti, jonka haluat lähetettävän hälytyksen vastaanottajille sähköpostitse ja valitse tunnusluvut, joiden tiedot haluat näyttää sähköpostiviestissä.

Lopuksi sinun pitää valita miten raportti muodostetaan, eli haluatko:
A) Käyttää raporttina vastaanottajalle määritettyä kotinäkymää, vai
B) Erikseen suunnitella raportin, joka lähetetään sähköpostin yhteydessä.

Raportin suunnittelu

Raportille lisättävät osiot ovat:

Arviointi-osio

Arviointi-osion avulla vastuuhenkilö voi jättää arvioinnin raportilla olevista tiedoista ja vastaanottaja saa valmiiksi arvioidun raportin. Arviointiosion tarkoitus on helpottaa vastaanottajaa saamaan käsitys raportin sisällöstä nopeammin.

Arviointi-osion näkyminen vaatii, että hälytyksen asetuksissa Hälytyksen tyyppi-kohdassa on valittu "Lähetä ensin vastuuhenkilölle arvioitavaksi".

Kaavio

Kaavio tuo nimensä mukaisesti valitun kaavion tulostauluilta raportille. Raportin muodostaja voi valita yhden tai useamman kaavion. Kaaviot voivat olla eri näkymiltä ja ne voi järjestää haluamaansa järjestykseen*.

*Huom. Mittarit ja Yksittäiset arvot järjestetään samalle riville varsinaisessa raportissa, jos ne ovat peräkkäin muokkausvaiheessa.