Google Sheets
  • Updated on 18 May 2020
  • 2 minutes to read
  • Contributors
  • Print
  • Share
  • Dark
    Light

Google Sheets

  • Print
  • Share
  • Dark
    Light

Järjestelmä on kattavasti yhteydessä Google Sheets -dokumentteihin, jotka mahdollistavat taulukkomaisen tietojen käsittelyn niin että ne ovat yhteydessä taustajärjestelmään. Tämä mahdollistaa tietojen lukemisen ja kirjoittamisen taulukoihin, sekä taulukoiden ylläpidon esim. aikajaksojen osalta. Taulukot mahdollistavat kätevän tavan kerätä aikasidonnaista tietoa esim. suorituskyvyn tai ennusteiden keräämiseksi

Taulukoiden lukeminen

Taulukoiden lukujen määrityksiä on mahdollista hallita käyttäjän toimesta. Taulukkoon voidaan määritellä halutut rivit ja solut mistä tietoja luetaan sekä mitä ne tarkoittavat. Solukohtaisesti voidaan määritellä:

  • ajan määräytyminen
  • mitä tunnuslukua tieto koskee
  • mitä yritystasoa tieto koskee (esim. tuotetta, konserniyhtiötä)
  • mitä ulottuvuutta (toteutuma, budjetti, ennuste)

image.png

Taulukoihin kirjoittaminen

Järjestelmä pystyy myös tuomaan taulukkoon tietoja. Tämä on hyödyllistä jos halutaan tuoda taloustietojen toteutuma ennusteiden päälle

image.png

Järjestelmä tuo päivitetyt toteutumatiedot taulukkoon vihreällä taustavärillä erotellen näin mikä on toteutumaa ja mikä on ennustetta

Taulukkoon on mahdollista tuoda mikä tahansa järjestelmän tunnusluku, joka mahdollistaa monipuolisten tietojen yhdistämistä taulukon päässä. Esimerkkejä:

  • Tuodaan avoin tilauskanta josta lasketaan kotiutumisennuste tuleville kuukausille
  • Tuodaan avattujen liidien määrä sekä kuinka suuri osuus liideistä toteutuu kaupaksi, ja lasketaan tästä kotiutumisennuste tuleville kuukausille
  • Tuodaan avoimet myyntisaamiset kirjanpidosta josta lasketaan kotiutumisennuste tuleville kuukausille

image.png

Taulukon rullaaminen

Taulukon sarakkeita on mahdollista rullata niin että järjestelmä pitää huolta sarakkeiden ylläpidosta. Tämä on hyödyllistä kun on tarpeen jatkuvaluonteisesti kerätä tietoja ja halutaan ylläpitää seuraavan 12 kuukauden ikkuna tulevaisuuteen ja muistuttaa henkilöitä tietojen syöttämisestä.

Järjestelmä voi lähettää sähköpostimuistutuksen aina kauden päätyttyä käyttäjille tietojen syöttämisestä.

Taulukoiden yhdistäminen pilvessä

Google Sheetsit mahdollistavat taulukoiden reaaliaikaisen yhdistämisen. Jos tietoja luetaan toisista taulukoista, tiedot päivittyvät automaattisesti myös toisiin taulukoihin. Näin voidaan hyödyntää esimerkiksi kulubudjetin siirtämistä suoraan ennusteen pohjaksi eikä manuaalisia kopiointeja tarvita. Tai eri toimintojen tai konserniyhtiöiden välillä voidaan helposti jyvittää kustannuksia erilaisilla säännöillä toisille taulukoille mahdollistaen näin reaaliaikaisen ylläpidon.

Taulukoiden yhdistäminen toisiinsa onnistuu IMPORTRANGE -funktiolla. Funktio tarvitsee tiedokseen taulukon teknisen tunnisteen, jonka löydät ennustemallin toimintovalikosta. Ohjeistus funktion käyttämiseen löydät täältä:

https://support.google.com/docs/answer/3093340?hl=en

IMPORTRANGE tuo toisen taulukon tiedot tiedoksi toisille taulukoille. Näin tieto tallennetaan toisille välilehdille, josta lähdetään yhdistämään tietoja. Tietojen yhdistäminen täältä onnistuu joko suoraan soluviittauksella, tai sitten jos ei tiedetä tuloksen rivitietojen muotoa, voidaan tietoa hakea esim. nimen perusteella. Tällöin seuraavat funktiot ovat hyödyllisiä:

MATCH

https://support.google.com/docs/answer/3093378?hl=en

Match -funktiolla voidaan löydää sijainti nimen perusteella. Tällöin jos tiedetään että aputaulukko josta tietoja halutaan sisältää esim. kirjanpidon tilejä, mutta joiden alla on työskentelyätietoa projektien muodossa, voi meitä kiinnostaa vain kirjanpidon tilille tallennettu tieto. Ja jos kohteena on vaikka tuloslaskelmarunko, voimme hakea sijaintitiedon näin:

MATCH(A1;Apu_taulu1!A:A;0)

Tässä etsimme aputaulukon A-sarakkeesta tietoa joka on määritetty A1 solussa. Tämä palauttaa meille rivin. Tämän jälkeen voimme käyttää INDIRECT -funktiota hakemaan meille solun arvo:

INDIRECT("Apu_taulu1!B" & MATCH(A1;Apu_taulu1!A:A;0))

Jossa kerromme että haemme aputaulukon b-sarakkeesta tietoa joka löytyy meidän halutulta riviltä

Muita hyödyllisiä funktioita tietojen hakuun:

IFERROR: Jos halutaan olla välittämättä siitä, löytyykö kohdetaulukosta joku arvo, voidaan viittausvirhe ohittaa IFERROR -funktiolla, jolloin muoto syntyy seuraavasti: IFERROR(viittaus; 0) jolloin asetamme nollan taulukkoon jos viittausta ei löydy

Taulukkopohjat

Laskentataulukoiden käyttö mahdollistaa rajattomat mahdollisuudet tietojen keruuseen ja laskentaan. Yhdistämällä ne järjestelmään, saadaan vapauden hyödyt sekä myös tietojen automaattisen päivityksen, lukemisen, viestinnän ja järjestelmien automaation hyödyt.

Jos taulukoilla mallinnetaan esim. projektirakennetta joka on aina sama mutta halutaan toistaaa se useille kohteille, on mahdollista luoda taulukkopohja joka voidaan aina toistaa esim. projektikohtaisesti. Tällöin järjestelmä automaattisesti luo uuden taulukon pohjatietojen perusteella ja kopio:

  • mahdolliset käyttäjien kaavat
  • suojatut solut
  • muut tiedot

Jokaiselle taulukolle valmiiksi

Lisäksi järjestelmä muodostaa taulukkokohtaiset säännöt siitä lukemista varten ennustemallissa, joten kaikki tarvittavat kopioituu kohdetaulukolle automaattisesti.

Jos tämän jälkeen on tarpeen muokata taulukoilla olevia sääntöjä tai suojattuja soluja, on se mahdollista tehdä myös jälkikäteen taulukoiden hallinnassa olevalla työkalulla.

Was this article helpful?