Excelin pikasyöttö

Käyttötarkoitus

Excelin pikasyöttö on tarkoitettu valmiin rakenteellisen taulukon avulla esim. budjetin tuomista palveluun. Pikasyötössä järjestelmä lukee tarvittavat kohdistustiedot annetuista sarakkeista.

On suositeltavaa käyttää annettuja esimerkkitaulukoita yhteensopivuuden varmistamiseksi.

Mihin syöttötyökalu soveltuu

Taulukon yleisin käyttötapaus on tuloslaskelmamuotoinen budjetti. Taulukolla voidaan kuitenkin tuoda näppärällä tavalla mitä tahansa tunnuslukutietoa, esim. projektikohtaiset toteutumat tai yksikkökohtaiset budjetit halutulle tunnusluvulla

Tuontivaiheet

1. Lataa esimerkkitiedosto, tai käytä omaa taulukkopohjaa
2. Suunnittele ja syötä haluttava tieto (toteutuma, budjetti, ennuste)
3. Valitse kohdistustiedot asetusliittymältä, mistä tietoja on tarkoitus lukea
4. Liitä taulukko lomakkeelle (raahaamalla tai valitsemalla)
5. Tarkista esikatselusta kohdistettavien tietojen tunnistuksen onnistuminen
6. Tuo tiedot

Tiedostomuodot

Järjestelmän muodostaman tiedoston sisääntuonti

Suositeltavin tuontitapa on ensin muodostaa järjestelmän toimesta tiedosto toiminnosta (Muodosta tiedosto) jolloin tiedostoon voidaan sisällyttää esim. edellisen kauden toteutumatieodot pohjalle. Tällöin järjestelmä sisällyttää tiedostoon sisäisen tunnisteen ensimmäiseen sarakkeeseen jonka perusteella järjestelmä voi luotettavasti kohdistaa rivin oikeaan tunnuslukuun tuontivaiheessa.

Esimerkkitiedoston tuonti

Esimerkkitiedosto on muuten sama kuin ylemmässä mallissa mutta sisäisiä tunnistetietoja ei ole. Tällöin kohdistus tehdään käyttäen tunnusluvun nimeä

Tuonti tilinumeroilla

Käyttäjän on myös mahdollista tuoda tietoja käyttäen kirjanpidon tilejä. Tällöin kirjanpidon tili sijoitetaan ensimmäiseen sarakkeeseen ja valitaan tuontivaiheessa optio "Ensimmäinen sarake ("A") sisältää tilinumeron". Tällöin esim. kuukausien tiedot voivat sijaita rivillä 1 ja tilinumerot alkaa riviltä 2. Tällöin tuontiasetuksissa valitaan valinnat:

• päivämäärärivin numero: 1
• data-alueen alkusolu: B2
• Ensimmäinen sarake ("A") sisältää tilinumeron: valittuna

Tilinumerotuonnissa järjestelmä kohdistaa tilinumeron tilinumerovälin perusteella oikeaan tunnuslukuun samalla tavalla kuin kirjanpidon toteutumien osalta. Jos tiliryhmät ovat purettuna tilitasolle asti, tiedot kohdistuvat oikeaan tiliin myös.