Google Sheets

Järjestelmä on kattavasti yhteydessä Google Sheets -dokumentteihin, jotka mahdollistavat taulukkomaisen tietojen käsittelyn niin että ne ovat yhteydessä taustajärjestelmään. Tämä mahdollistaa tietojen lukemisen ja kirjoittamisen taulukoihin, sekä taulukoiden ylläpidon esim. aikajaksojen osalta. Taulukot mahdollistavat kätevän tavan kerätä aikasidonnaista tietoa esim. suorituskyvyn tai ennusteiden keräämiseksi

Taulukoiden lukeminen

Taulukoiden lukujen määrityksiä on mahdollista hallita käyttäjän toimesta. Taulukkoon voidaan määritellä halutut rivit ja solut mistä tietoja luetaan sekä mitä ne tarkoittavat. Solukohtaisesti voidaan määritellä:

• ajan määräytyminen
• mitä tunnuslukua tieto koskee
• mitä yritystasoa tieto koskee (esim. tuotetta, konserniyhtiötä)
• mitä ulottuvuutta (toteutuma, budjetti, ennuste)

Taulukoihin kirjoittaminen

Järjestelmä pystyy myös tuomaan taulukkoon tietoja. Tämä on hyödyllistä jos halutaan tuoda taloustietojen toteutuma ennusteiden päälle

Järjestelmä tuo päivitetyt toteutumatiedot taulukkoon vihreällä taustavärillä erotellen näin mikä on toteutumaa ja mikä on ennustetta

Taulukkoon on mahdollista tuoda mikä tahansa järjestelmän tunnusluku, joka mahdollistaa monipuolisten tietojen yhdistämistä taulukon päässä. Esimerkkejä:

• Tuodaan avoin tilauskanta josta lasketaan kotiutumisennuste tuleville kuukausille
• Tuodaan avattujen liidien määrä sekä kuinka suuri osuus liideistä toteutuu kaupaksi, ja lasketaan tästä kotiutumisennuste tuleville kuukausille
• Tuodaan avoimet myyntisaamiset kirjanpidosta josta lasketaan kotiutumisennuste tuleville kuukausille

Taulukon rullaaminen

Taulukon sarakkeita on mahdollista rullata niin että järjestelmä pitää huolta sarakkeiden ylläpidosta. Tämä on hyödyllistä kun on tarpeen jatkuvaluonteisesti kerätä tietoja ja halutaan ylläpitää seuraavan 12 kuukauden ikkuna tulevaisuuteen ja muistuttaa henkilöitä tietojen syöttämisestä.

Järjestelmä voi lähettää sähköpostimuistutuksen aina kauden päätyttyä käyttäjille tietojen syöttämisestä.

Taulukoiden yhdistäminen pilvessä

Google Sheetsit mahdollistavat taulukoiden reaaliaikaisen yhdistämisen. Jos tietoja luetaan toisista taulukoista, tiedot päivittyvät automaattisesti myös toisiin taulukoihin. Näin voidaan hyödyntää esimerkiksi kulubudjetin siirtämistä suoraan ennusteen pohjaksi eikä manuaalisia kopiointeja tarvita. Tai eri toimintojen tai konserniyhtiöiden välillä voidaan helposti jyvittää kustannuksia erilaisilla säännöillä toisille taulukoille mahdollistaen näin reaaliaikaisen ylläpidon.

Taulukoiden yhdistäminen toisiinsa onnistuu IMPORTRANGE -funktiolla. Funktio tarvitsee tiedokseen taulukon teknisen tunnisteen, jonka löydät ennustemallin toimintovalikosta. Ohjeistus funktion käyttämiseen löydät täältä:

https://support.google.com/docs/answer/3093340?hl=en

IMPORTRANGE tuo toisen taulukon tiedot tiedoksi toisille taulukoille. Näin tieto tallennetaan toisille välilehdille, josta lähdetään yhdistämään tietoja. Tietojen yhdistäminen täältä onnistuu joko suoraan soluviittauksella, tai sitten jos ei tiedetä tuloksen rivitietojen muotoa, voidaan tietoa hakea esim. nimen perusteella. Tällöin seuraavat funktiot ovat hyödyllisiä:

MATCH

https://support.google.com/docs/answer/3093378?hl=en

Match -funktiolla voidaan löydää sijainti nimen perusteella. Tällöin jos tiedetään että aputaulukko josta tietoja halutaan sisältää esim. kirjanpidon tilejä, mutta joiden alla on työskentelyätietoa projektien muodossa, voi meitä kiinnostaa vain kirjanpidon tilille tallennettu tieto. Ja jos kohteena on vaikka tuloslaskelmarunko, voimme hakea sijaintitiedon näin:

MATCH(A1;Apu_taulu1!A:A;0)

Tässä etsimme aputaulukon A-sarakkeesta tietoa joka on määritetty A1 solussa. Tämä palauttaa meille rivin. Tämän jälkeen voimme käyttää INDIRECT -funktiota hakemaan meille solun arvo:

INDIRECT("Apu_taulu1!B" & MATCH(A1;Apu_taulu1!A:A;0))

Jossa kerromme että haemme aputaulukon b-sarakkeesta tietoa joka löytyy meidän halutulta riviltä

Muita hyödyllisiä funktioita tietojen hakuun:

IFERROR: Jos halutaan olla välittämättä siitä, löytyykö kohdetaulukosta joku arvo, voidaan viittausvirhe ohittaa IFERROR -funktiolla, jolloin muoto syntyy seuraavasti: IFERROR(viittaus; 0) jolloin asetamme nollan taulukkoon jos viittausta ei löydy

Taulukkopohjat

Laskentataulukoiden käyttö mahdollistaa rajattomat mahdollisuudet tietojen keruuseen ja laskentaan. Yhdistämällä ne järjestelmään, saadaan vapauden hyödyt sekä myös tietojen automaattisen päivityksen, lukemisen, viestinnän ja järjestelmien automaation hyödyt.

Jos taulukoilla mallinnetaan esim. projektirakennetta joka on aina sama mutta halutaan toistaaa se useille kohteille, on mahdollista luoda taulukkopohja joka voidaan aina toistaa esim. projektikohtaisesti. Tällöin järjestelmä automaattisesti luo uuden taulukon pohjatietojen perusteella ja kopio pohjataulukolta asetukset muodostetulle taulukolle

Lisäksi järjestelmä muodostaa taulukkokohtaiset säännöt siitä lukemista varten ennustemallissa, joten kaikki tarvittavat kopioituu kohdetaulukolle automaattisesti.

Muodostettujen "lapsitaulukoiden" hallinta

Taulukkolistauksesta löytyy pohjataulukoille asetus, jolla voidaan kopioida muodostetuille taulukoille taulukon muodostamisen jälkeen myös tietoja. On tavanomaista, että esim. muotoilu, kaavat sekä myös tuonti- ja vientisäännöt päivittyvät taulukkopohjalla, ja tällä taulukolla on mahdollista ajaa myöhempiä muutoksia massana kaikille taulukoille

Kopiointityökalu löytyy "Mallit" osaston taulukon oikean laidan toimintovalikosta "kopioi tietoja pohjasta". Työkalu näyttää muodostetut taulukot ja antaa mahdollisuuden kopioida tietoja seuraavista valinnoista:

• Arvot ovat lukuja ja tekstejä jotka on kiinteästi syötetty taulukkopohjalle
• Kaavat ovat käyttäjän tekemiä kaavoja joilla arvoja muodostetaan
• Suojatut solut on Google Sheets määritelmä jolla solujen suojausta voidaan hallinnoida niin että normaali käyttäjä ei voi vahingossa syöttää tietoja vääriin paikkoihin
• Muotoilulla tarkoitetaan fontteja, reunoja ja värejä soluissa
• Tuonti- ja vientisäännöt ovat niitä taulukolle määritettyjä sääntöjä joilla tunnusluvuille tuodaan arvoja tai viedään niitä taulukkoon päin

Näistä säännöistä arvot, kaavat ja muotoilut voidaan kohdistaa vain tiettyyn solualueeseen, jos kaikkia muutoksia ei haluta ajaa.