Tietoähky ja havaintoköyhä

Tietoähkyys ja havaintoköyhyys

Merkittävä osa Business Intelligence -ratkaisuista ei tuota lisäarvoa liiketoiminnalle. On kuitenkin iso trendi siirtyä "johtamaan tiedolla", vaikka vain 29 prosenttia yrityksistä onnistuu yhdistämään analytiikkaa toimintaan (Forresterin tutkimus).

Hyviä kysymyksiä jotka voi esittää ovat:

• "Mitkä tiedot ja millä tavalla esiteltynä on jotain sellaista josta voimme saada havaintoja liiketoiminnalle?"
• Kuka näitä mahdollisia havaintoja saisi ja milloin?
• Jos teemme muutoksia - syntyykö tietoon palautejärjestelmä jonka toimesta voimme arvioida muutosten onnistumista?
• Miten saadut havainnot ovat kytköksissä päätöksentekoon ja johtamisjärjestelmäämme?

Liian usein BI ratkaisun käyttöönotto päättyy siihen että:

• siellä on iso määrä näkymiä joiden tietojen oikeellisuutta ei osata arvioida
• näkymien ja tiedon käyttötarkoitusta ei ole mietitty
• kukaan ei käy siellä

Et tarvitse enempää tietoa

Monessa tapauksessa emme tarvitse enempää dataa tai informaatiota. Mitä tarvitsemme on järkeviä havaintoja. Voisimme kuvata informaation ja havaintojen välistä suhdetta seuraavasti:

1. Raakadata
2. Informaatio
3. Havainto

Ensimmäisellä tasolla saamme järjestelmistä raakaa numerotietoa tai laadullisia huomioita. Tästä järjestelmät voivat muodostaa kauniita kaavioita, kuvia ja taulukoita jotka ovat informaatiota. Tällöin tieto on jo pureskeltu parempaan jäsennettyyn muotoon.

Tämän jälkeen syntyy hyvin kriittinen vaihe, joka vaatii analysointia. Tällöin lukija esittää itselleen kysymyksen - mitä tämä tieto oikein tarkoittaa? Onko tilanne hyvä vai huono? Tulisiko huolestua? Jos tuijotamme informaatiota joka ei palvele havaintojen synnyttämistä - todennäköisesti tämä tieto jää myös seuraamatta.

Havainnon jälkeen löydämme kuitenkin vielä arvokkaamman vaiheen tiedolle joka on "havainto jonka pohjalta voimme toimia". Englanniksi se kääntyy hieman paremmin muotoon "Actionable insight". Eli sellainen havainto ja merkitys tiedolle jonka pohjalta voimme tehdä jonkun konkreettisen muutoksen toiminnassa. Tällaisia havaintoja meidän tulisi arvostaa, vaalia ja pyrkiä synnyttämään. Jotta tähän kuitenkin päästään, vaatii se paljon johtamisjärjestelmältä.

Mitä sitten "toiminnallistettavan havainnon" synnyttämiseksi tarvitaan?

1. Yhteisesti jaettu viitekehys

Ehkä oleellisin tekijä on jaettu viitekehys. Monimutkaisesta maailmasta selvän ottaminen vaatii että meillä on joku jaettu sanasto ja ymmärrys meille merkityksellisistä asioista joita voimme jakaa toisillemme.

Jos seuraamme esimerkiksi markkinahavaintoja, voimme ajatella että "ahaa tuo osti tuon toimijan" että onpas se kiinnostavaa. Toinen voi taas ajatella että "tuohon on normaalia markkinoiden konsolidointia jota on menossa". Jos olemme etukäteen mallintaneet alueita jotka vaikuttavat liiketoimintaamme, helpottaa se oikeisiin asioihin paneutumista ja merkityksellisen kontekstin valintaa.

2. Konteksti

Tarkkailemme maailmaa ainutlaatuisilla linsseillämme ja kompetenssin läpi. Informaation tulisi löytää oikea henkilö, oikeaan aikaan jotta siihen liittyvä havainto voidaan tehdä. Se on hyvä jos kaikki ovat tietoisia yhteisistä mittareista kuten mikä on meidän EBITDA ja ollaanko budjetissa vai ei. Mutta se vaatii jo alueellista osaamista että voidaan tulkita:

• minkälaiset tekniset alustat ovat kasvussa ja nousussa?
• miten asiakkaidemme ostopreferenssit ovat kehittymässä?
• minkälaisissa projekteissa ovat vahvuutemme?
• paljon meille maksaa asiakkaiden tyytymättömyys?
• mitä se vaatisi että asiakkaamme suosittelisivat meitä eteenpäin enemmän?
• minkälainen kumulatiivinen tuottohävikki syntyy antamistamme alennuksista?

3. Strategianmukaisuus

Havainnot jotka ovat tarkkaan linjassa liiketoiminnan avaintavoitteiden ja strategisten toimenpiteiden kanssa, ovat todennäköisempiä että ne johtavat toimintaan. Jos et tiedä miten reagoida mittariin kun se oleellisesti kasvaa tai vähenee, olet ehkä tarkkailemassa koreilumittaria. Havainnot liiketoiminnan avainmittareihin luovat kriittisyyden tunnetta jota muut mittarit eivät luo. On helpompaa ja muuntaa strategisesti linjassa olevia havaintoja taktisiksi toimenpiteiksi koska ne suoraan liittyvät vipuihin joita voidaan muuttaa ja johtaa.

Strategiaan kytkeytyminen tuo havainnoille myös sopivan aikajanan. Tarkistelemmeko havaintoja joiden vaikutus on 7 tuntia, 7 päivää, 7 kuukautta vai 7 vuotta?

4. Uutuusarvo

Informaatioteorian perusteella odottamaton havainto tuo enemmän arvoa kuin odotettu arvio. Ensimmäisen kerran kun organizaatiosi havaitsee jonkun uuden mallin, on se kiinnostavampi kuin se havaitaan kymmenennen kerran. Tällöin toivottavasti se on jo ymmärretty, sen syntyperä on tunnistettu ja merkityssuhde ymmärretty. Havaintojen syntyyn voi myös luoda strategisia kokeita, jossa tarkoituksella kokeilemme jotain epävarmaa luodaksemme havaintoja markkinoiden reagoinnista. Tätä taidetaan nykyään kutsua myös "Growth Hacking" termillä.

5. Päätöksentekokyky

Kuitenkin vaikka ymmärtäisimme jonkun merkityksen ja tietäisimme mitä sille pitää tehdä, niin sillä ei ole merkitystä jos oikeita päätöksiä ei tehdä. Tieto siis tulee olla saatavilla oikeassa foorumissa päätöksentekoon. Joskus informaatio joka poikkeaa nyky-ymmärryksestä, voi vaatii taustatodistelua että se otetaan vakavasti. Meillä kun on taipumus tulkita informaatiota nykyisten uskomusjärjestelmien mukaisiksi (Confirmation Bias). On arvokasta jos voimme tehokkaasti esim. arvioittaa havaintoja asiantuntijoilla uskottavuuden korostamiseksi, tai välittää perusteet ja kontekstin havaintojen mukana. Myös yhteys oikeaan päätöksentekofoorumiin on oltava.

Onko teillä oikeat asiat agendalla?