Palaverit

Agenda 360-moduulin palaverit-toiminnolla yritykset pystyvät luomaan kertaluontoisia tai toistuvia palaveripohjia halutuilla osallistujilla, rakenteilla ja sisällöllä. Pohjiin on mahdollista upottaa interaktiivista sisältöä muista moduuleista sekä myös täysin palvelun ulkopuolisia tiedostoja. Tämä mahdollistaa asioiden sujuvan läpikäynnin ja ketterän päätöksenteon, kun materiaaleja ei tarvitse hallinnoida monella eri alustalla.

Palavereissa läpikäydyt asiat ja tehdyt päätökset on lopuksi mahdollista generoida eteenpäin jaettavaksi muistioksi, minkä lisäksi palaveri ja siellä tehdyt päätökset arkistoidaan kokonaisuudessaan palveluun myöhempää tarkastelua varten. Päätösten lisäksi palaverin vetäjät pystyvät lisäämään vastuutettuja tehtäviä toisille käyttäjille, mikä helpottaa jatkotoimenpiteiden jakoa ja seurantaa.

Palaverit-osion rakenne ja käyttö

Palaverit-osion perusnäkymässä näytetään aikajanalla palaverit sekä työpajat perustuen siihen, mikä henkilö/tiimi on valittu Agenda 360-valikon suodattimessa (kuvan kohta 1.). Tarkasteltavaa ajankohtaa voi siirtää painamalla hiiren vasemman painikkeen pohjaan ja vetämällä aikajanaa haluttuun suuntaan. Palavereja tai työpajoja klikkaamalla avautuu valikko, josta voi esim. siirtyä niiden sivuille tai muokata niiden asetuksia.

Palaverit näytetään aikajanalla tiimeittäin jaoteltuna kuluvalle sekä tuleville viikoille. Palavereista näytetään niiden vaihe (Valmistelu-Kutsuminen-Käynnissä-Lopetus ja muistio-Arkistointi) sekä alkamisajankohta.

Työpajat näytetään aihealueittain ryhmiteltynä ja niistä näytetään niiden suunniteltu kesto.

Aikajanan oikeasta yläkulmasta löytyy asetukset, joista voi valita halutaanko näyttää vain aktiivisia palavereja sekä työpajoja sekä millä tarkkuudella aikajana näytetään ("Lähiaika" vai "1 vuosi").

Aikajanan vasemmasta yläkulmasta (kuvan kohta 2.) löytyy painikkeet, joilla pystyy luomaan palaverisarjan tai yksittäisen palaverin. Palaverien ja palaverisarjojen luomisesta kerrotaan tarkemmin artikkelin seuraavassa osiossa. Palaverit-osion oikeasta yläkulmasta (kuvan kohta 3.) löytyy lisäksi Päätökset-painike, josta pääsee selaamaan palavereissa ja aloitteista tehtyjä päätöksiä, sekä Tehtävien seuranta-painike, josta pääsee selaamaan palavereissa vastuutettuja tehtäviä.

Palaverisarjan tai yksittäisen palaverin lisääminen

Palaverisarjojen on tarkoitus nopeuttaa toistuvasti pidettävien palaverien järjestämistä. Palaverisarjoja pystyy lisäämään palaverit-osion vasemman ylänurkan painikkeesta "Lisää palaverisarja".

Palaverisarjaa lisättäessä sille määritetään:

• Nimi
• Palaveriin osallistuva tiimi
• Palaverin osallistujat
• Aloitetaanko palaverisarjan palaveri aina viimeisimmän palaverin vastuutetuista tehtävistä ja kuinka pitkä aika tälle osiolle varataan (vapaaehtoinen)

Kun palaverisarjan asetukset on lisätty, niin järjestelmä kysyy haluaako käyttäjä määrittää palaverisarjalle mallipohjan, jota käytettäisiin jokaiseen palaverisarjaan kuuluvan palaverin runkona. Ohjeita palaverin sisällön muokkaukseen löydät tämän artikkelin osiosta Palaverin sisällön muokkaus ja asetukset.

Yksittäisen palaverin lisääminen tapahtuu palaverit-osion vasemman ylänurkan painikkeesta "Lisää palaveri".

Palaveria lisättäessä sille määritetään:

• Mitä palaverisarjaa palaveri käyttää pohjana (jolloin tiimi, nimi, osallistujat ja palaverin runko kopioidaan palaverisarjasta)
• Palaveriin osallistuva tiimi
• Palaverin nimi
• Palaverin ajankohta
• Lähetetäänkö palaverista muistutus
• Toistuuko palaveri ja millä aikavälillä
• Palaverin osallistujat
• Aloitetaanko palaveri viimeisimmän palaverin vastuutetuista tehtävistä ja kuinka pitkä aika tälle osiolle varataan

Palaverin luomisen jälkeen se ilmestyy aikajanalle Valmistelu-tilassa, jonka jälkeen palaverin sisältöä voi muokata vapaasti.

Palaverin sisältö ja asetukset

Palaverin osioita ja sisältöä pääsee tarkastelemaan ja muokkaamaan painamalla palaveria aikajanalla ja valitsemalla "Siirry palaveriin".

Palaverin sivu näyttää aina seuraavalta:

Palaverin nimi ja ajankohta näkyvät sivun keskellä (kuvan kohta 1.). Nimeä klikkaamalla voi avata valikon, josta näkee milloin seuraava palaveri on, koska kutsut lähetetään ja josta voi siirtyä muokkaamaan palaverisarjan mallipohjaa. Palaverin vaihe näytetään sivun vasemmassa yläreunassa ja vaiheesta toiseen siirtyminen tapahtuu klikkaamalla vaihetta. Palaverilla on 5 eri vaihetta:

1. Valmistelu, jonka aikana on tarkoitus lisätä palaverissa läpikäytävät aiheet, niiden materiaalit sekä ajastaa kutsut osallistujille. Valmistelu-vaiheessa palaverin sisältöä voi muokata ja järjestellä vapaasti.
2. Kutsuminen, jonka aikana osallistujat kutsutaan etukäteen tutustumaan palaveriin lisättyihin aiheisiin ja materiaaleihin. Kutsuminen-vaiheessa aiheiden kommentointi aktivoituu palaveripohjan oikeaan reunaan.
3. Käynnissä, jonka aikana on tarkoitus käydä sovitut aiheet ja materiaalit yhdessä läpi. Kun palaveri on asetettu vaiheeseen "käynnissä", niin palaverin päätökset ja vastuutetut tehtävät sekä osioiden ajanseuranta aktivoituvat.
4. Lopetus ja muistio, jonka aikana palaverissa päätettyihin asioihin ja keskusteluun voi vielä käydä tekemässä viimeisiä muutoksia pöytäkirjaa/arkistointia varten.
5. Arkistointi, jonka myötä palaveri ja sen sisältö "jäädytetään" haluttuun ajankohtaan. Käyttäjien on mahdollista käydä tarkastamassa arkistoituja kokouksia ja ladata niiden pöytäkirjoja, mutta he eivät pysty enää tekemään muokkauksia niihin.

Palaverit koostuvat aina yhdestä tai useammasta osiosta (kuvan osio 2.). Osioita pystyy lisäämään Osiot-alueelta löytyvästä plus-ikonista. Jokaiselle osiolle on mahdollista määrittää esittäjä palaverin osallistujista sekä suunniteltu kesto. Poikkeuksen tähän tekee mahdollinen viimeisimpien jatkotoimenpiteiden läpikäynti, jonka esittäjänä toimii palaverin järjestäjä ja sen kesto on määritetty palaverisarjan asetuksissa.

Osioihin lisätty sisältö näkyy sivun keskellä (kuvan kohta 3.). Käyttäjät voivat lisätä seitsemää eri tyyppistä sisältöä palavereihin: tekstiä, kaavioita, läpimurtoja/tavoitteita, tehtäviä/avaintuloksia, aloitteita, kyselyitä tai markkinatrendejä. Lisäksi jokaiseen näistä on mahdollista liittää ulkoisia liitetiedostoja. Sisältöä lisättäessä niille annetaan vapaamuotoinen kuvausteksti. Sisältö on automaattisesti numeroitu sen perusteella, mihin osioon ne kuuluvat ja missä kohtaa osiota ne ovat. Viemällä hiiren sisällön päälle niihin liittyvät toiminnot (esim. "Avaa kaavio" tai "Siirrä") ja valikko tulevat näkyviin oikeaan ylänurkkaan:

Palaverin oikeasta ylänurkasta löytyy kutsujen lähetys, päätöksien, tehtävien ja tiedostoliitteiden listaukset sekä toiminnot-valikko (kuvan kohta 4.).

Palaveri-sivun aivan oikeasta ylänurkasta löytyy lisäksi painike, jolla pääsee siirtymään seuraavaan palaverisarjan palaveriin. Vasemmasta ylänurkasta taas löytyy "Tehtävien seuranta"-painike, josta voi tarkastella vastuutettuja tehtäviä tiimeittäin tai palaverisarjoittain, sekä "Poistu"-painike.