Strategian julkaisu, tilannepäivitykset ja tilan hallinta

Strategian tilaa voidaan hallita usealla eri tavalla sen elinkaaren aikana. Aluksi strategiat lisätään aina luonnos-tilassa, jolloin niihin voidaan vapaasti lisätä uusia osasia sekä tehdä muutoksia. Kun strategiaan on lisätty halutut strategiset päämäärät, niihin kuuluvat läpimurrot sekä läpimurtojen toimenpiteet, niin strategia pitää vielä julkaista, jotta siihen kuuluvat tilannepäivitykset aktivoituvat ja strategia näkyy aktiivisena kaikille käyttäjille.

Strategian julkaisu ei kuitenkaan tarkoita sitä, että strategiaprosessi olisi mitenkään valmis. Päinvastoin, julkaisun jälkeen strategiaa voidaan vielä muokata ja siihen voidaan lisätä uusia läpimurtoja tai toimenpiteitä. Elinkaarensa lopussa strategia voidaan arkistoida, jolloin kaikki sen läpimurrot ja toimenpiteet asetetaan arkistoitu-tilaan sekä tilannepäivitykset deaktivoidaan. Arkistoinnin tarkoituksena on poistaa strategia aktiivisesta käytöstä, mutta silti säilyttää se palvelussa mahdollista myöhempää tarkastelua varten.

Strategian julkaisu

Strategia julkaistaan sen läpimurtojen kautta. Strategian julkaisuun pääsee suunnittelu-tilassa olevan strategian oikean yläkulman punaisesta "arvioi ja julkaise"-painikkeesta tai läpimurron sivun oikean yläkulman "julkaise"-painikeesta ja toiminnot-valikosta:

Julkaisussa voi valita mitkä strategiaan kuuluvat läpimurrot haluaa aktivoida ja samalla siirtää virallisesti osaksi toimintasuunnitelmaa. Aktivoinnin yhteydessä käyttäjää pyydetään vielä varmistamaan läpimurron vastuuhenkilö sekä etenemisen laskentasääntö. Julkaisun voi vielä tiivistää sanallisesti ja tämän kiteytyksen voi lähettää eteenpäin myös muille käyttäjille. Kun halutut läpimurrot on valittu, strategia on kiteytetty ja kiteytyksen mahdolliset vastaanottajat on valittu, niin strategian voi julkaista sivun ylä- ja alareunasta löytyvistä "julkaise muutokset"-painikkeista:

Strategiaa, sen tulevaisuuden visiota tai kriittisiä menestystekijöitä ei voi enää lisätä/muokata yhtä helposti julkaisun jälkeen, sillä aktiivisten strategioiden ajatellaan olevan näiltä osin ns. valmiita paketteja. Uusia läpimurtoja, läpimurtojen toimenpiteitä sekä aloitteita pystyy kuitenkin yhä lisäämään vaivattomasti. Julkaisun jälkeen strategiaa voi muokata palauttamalla sen suunnittelu-tilaan strategian status-indikaattorista. Aktiivisille strategioille löytyy myös oikean ylänurkan toiminnot-valikosta valinta "muokkaa tietoja ilman suunnittelutilaan palauttamista", jolla voi siirtyä hetkellisesti takaisin muokkaustilaan ilman, että sen status muuttuu muille käyttäjille.

Tilannepäivitykset ja etenemisen seuranta

Kun strategia on julkaistu, sen läpimurtojen etenemisen seuranta aktivoituu. Tällöin läpimurron etenemistä seurataan perustuen sille määritettyyn etenemisen laskentasääntöön. Jos läpimurron etenemisen perusteeksi on asetettu tilannepäivitykset, niin läpimurron vastuuhenkilölle lähetetään kuukausittain tilannepäivityspyyntö, jossa heitä pyydetään antamaan lyhyt tilannepäivitys läpimurron etenemisestä/saavutettavuudesta. Kuukausittaista tilannepäivitystä pyydetään kootusti kaikista käyttäjän vastuulla olevista läpimurroista:

Tilannepäivitys on mahdollista myös antaa milloin vain valitsemalla läpimurron omalta sivulta toiminnot-valikosta tai toimintasuunnitelmassa läpimurron kohdalta aukeavasta valikosta "Tee tilannepäivitys":

Jos läpimurron etenemisen perusteeksi on asetettu jokin kolmesta toimenpiteiden etenemistä seuraavasta logiikasta (eli "Avoimet avaintulokset", "Kaikki avaintulokset" tai "Avaintulosten valmistuminen"), niin tällöin ainoastaan läpimurron toimenpiteisiin tarvitsee tehdä etenemispäivityksiä. Etenemispäivitykset tehdään toimenpiteen ikkunasta painamalla "tee etenemispäivitys". Etenemispäivityksessä annetaan toimenpiteen etenemistä kuvaavalle mittarille tai prosenttiluvulle päivitetty arvo. Mittarien tapauksessa annettua arvoa verrataan tavoitteeseen sekä mahdollisesti asetettuun lähtöarvoon, prosenttiluvun tapauksessa tavoite on 100% ja lähtöarvo 0%:

Tehdyt tilannepäivitykset sekä etenemispäivitykset eivät ole vain käyttäjäkohtaisia tietosyötteitä, vaan ne koostetaan ja visualisoidaan toimintasuunnitelmaan sekä läpimurron omalle sivulle. Ne näkyvät läpimurron aikajanalla pisteinä, josta niiden kommentit saa näkyviin viemällä hiiren niiden päälle. Aikajana värikoodataan perustuen tilannepäivityksissä annettuihin arvioihin etenemisestä tai toimenpiteiden etenemisestä laskettuun prosenttiarvoon, mikä helpottaa strategian yleiskuvan ja etenemisen hahmottamista:

Strategian arkistointi

Kun strategia on saatu kokonaan toteutettua tai siitä halutaan luopua (eli ts. siihen ei enää haluta lisätä päämääriä, läpimurtoja tai toimenpiteitä), niin strategia voidaan arkistoida. Arkistointi asettaa kaikki strategiaan kuuluvat läpimurrot ja niiden alla olevat toimenpiteet arkistoitu-tilaan. Strategia arkistoidaan painamalla kohtaa "Arkistoitu" strategian statuksesta, jonka jälkeen järjestelmä vielä varmistaa käyttäjältä, että tämä haluaa varmasti arkistoida strategian:

Arkistoidut strategiat ja niihin kuuluvat osaset eivät lähtökohtaisesti näy esim. toimintasuunnitelmassa, mutta niihin kuuluvia osasia ja niiden edistymistä voi silti tarkastella. Arkistoinnin tarkoituksena onkin säilyttää strategia palvelussa mahdollista läpikäyntiä tai uudelleentarkastelua varten, mutta pitää se erillään aktiivisena olevista strategioista.

Koko strategian arkistoinnin sijaan käyttäjät voivat myös arkistoida yksittäisiä läpimurtoja tai sulkea yksittäisiä toimenpiteitä. Läpimurrot voi arkistoida valitsemalla "Arkistoi" toiminnot-valikosta niiden sivulta tai toimintasuunnitelmasta. Toimenpiteitä voi sulkea raahaamalla ne "toteutuneet"-osioon kanban-taululla tai valitsemalla "Päivitä eteneminen ja sulje toimenpide" etenemispäivityksen yhteydessä.